Hinter den Kulissen: Die Köpfe hinter AiCR

Die Entwicklung einer Software zur Dokumentenautomatisierung klingt zunächst recht einfach, bis man anfängt, mit echten Dokumenten zu arbeiten.

Jeder Kreditgeber, jeder Servicer, jeder Investor und jedes Finanzinstitut hat unterschiedliche Anforderungen, unterschiedliche Formate und unterschiedliche Arbeitsabläufe.

Wie baut man eine intelligente Plattform zur Dokumentenverarbeitung auf, die all diese Anforderungen bewältigen kann?

In Folge 11 von „The AiCR unterhält sich Joe Furlong mit Mitgliedern des AiCR darüber, was es braucht, um Software zur Dokumentenverarbeitung zu entwickeln, welche Herausforderungen die Arbeit mit unstrukturierten Daten mit sich bringt und wie die Zukunft der Dokumentenautomatisierung aussieht.

Warum ist die Dokumentenautomatisierung so schwer umzusetzen?

Eine der größten Herausforderungen bei der Dokumentenautomatisierung besteht darin, dass Anwender Informationen selten in einem standardisierten Format bereitstellen. Die Dokumente liegen in unterschiedlichen Strukturen, Layouts und Dateiformaten vor, dennoch erwarten die Anwender einheitliche Ergebnisse.

AiCR bezeichnet dies als einen der schwierigsten Aspekte bei der Entwicklung der Plattform. Im Gegensatz zu herkömmlicher Software, bei der sich die Nutzer an vordefinierte Vorlagen halten müssen, AiCR so konzipiert, dass es eine Vielzahl unterschiedlicher Eingaben akzeptiert und diese in strukturierte Ausgaben umwandelt.

Diese Flexibilität stellt zwar eine deutlich komplexere Herausforderung bei der Entwicklung dar, ermöglicht es der Plattform jedoch, ein breiteres Spektrum an Dokumenten-Workflows zu unterstützen.

Was macht die Automatisierung von Hypotheken- und Finanzdokumenten so schwierig?

Hypotheken- und Finanzdienstleister arbeiten mit großen Dokumentenmengen, die häufig uneinheitliche Formatierungen, unterschiedliche Namenskonventionen und spezifische geschäftliche Anforderungen aufweisen.

Die Herausforderung besteht nicht einfach darin, Informationen zu extrahieren. Die Herausforderung besteht vielmehr darin, zu verstehen, was die Nutzer mit diesen Informationen nach der Extraktion erreichen wollen.

Nach Angaben des Entwicklungsteams erfordert die Dokumentenautomatisierung die Lösung Tausender möglicher Szenarien und nicht nur die Unterstützung eines einzigen vordefinierten Arbeitsablaufs. Diese Komplexität ist einer der Gründe, warum viele dokumentenintensive Prozesse auch heute noch manuell abgewickelt werden.

Inwiefern unterscheidet sich AiCR bei der Dokumentenverarbeitung?

Bei vielen Softwareplattformen müssen die Nutzer ihre Abläufe an die Software anpassen. AiCR den umgekehrten Ansatz.

Die Plattform ist so konzipiert, dass sie eine Vielzahl von Dokumenttypen und Nutzeranforderungen unterstützt und Unternehmen gleichzeitig Flexibilität bei der Extraktion, Organisation, Validierung und Bereitstellung von Informationen bietet.

Dieser Ansatz ermöglicht es den Anwendern, mit ihren bestehenden Dokumenten und Arbeitsabläufen zu arbeiten, anstatt ihre Arbeitsprozesse an die Einschränkungen der Software anzupassen.

Warum ist Flexibilität in Dokumenten-Workflows wichtig?

Keine zwei Organisationen bearbeiten Dokumente auf genau dieselbe Weise.

Verschiedene Abteilungen, Investoren, Kreditgeber und Geschäftspartner benötigen oft unterschiedliche Auswertungen aus denselben Quelldokumenten.

Das AiCR erörterte, wie Flexibilität in die Plattform integriert ist, damit Nutzer Ergebnisse entsprechend ihren spezifischen geschäftlichen Anforderungen definieren können. Anstatt einen einzigen Arbeitsablauf vorzuschreiben, besteht das Ziel darin, viele verschiedene Varianten von Arbeitsabläufen zu unterstützen und dabei Konsistenz und Genauigkeit zu gewährleisten.

Wie lösen Softwareentwickler Probleme, die bisher noch nicht gelöst wurden?

Ein Thema, das sich durch das gesamte Gespräch zog, war, dass es für viele der Herausforderungen im Bereich der Dokumentenautomatisierung noch keine Lösungen gibt.

Entwickler können nicht einfach nach einer Lösung suchen und diese dann umsetzen. Stattdessen müssen sie oft experimentieren, verschiedene Ansätze testen und neue Lösungen für spezifische geschäftliche Probleme entwickeln.

Das Team bezeichnete dies als einen der lohnendsten Aspekte bei der Entwicklung AiCR. Jede neue Herausforderung bietet die Chance, Funktionen zu schaffen, die es zuvor noch nicht gab.

Wie sieht die Zukunft der Dokumentenautomatisierung aus?

Das AiCR team geht davon aus, dass sich die Dokumentenautomatisierung in Richtung zunehmend berührungsloser Arbeitsabläufe entwickelt.

Langfristiges Ziel ist es, den manuellen Aufwand für die Verarbeitung, Organisation und Nutzung von Informationen zu reduzieren. Mit zunehmender Automatisierung sollten die Nutzer weniger Zeit mit der Bedienung der Software verbringen und mehr Zeit mit der Auswertung der Ergebnisse.

Anstatt die Nutzer zu zwingen, sich durch komplexe Systeme zu navigieren, werden zukünftige Arbeitsabläufe darauf ausgerichtet sein, den Nutzern die benötigten Informationen mit minimalem manuellem Aufwand bereitzustellen.

Nach Ansicht des Teams bedeutet Erfolg, die Dokumentenverarbeitung so nahtlos zu gestalten, dass die Nutzer ihre Ziele erreichen können, ohne über die dahinterstehende Technologie nachzudenken.

Häufig gestellte Fragen zur Dokumentenautomatisierung

Was ist Dokumentenautomatisierung?

Unter Dokumentenautomatisierung versteht man den Prozess der Extraktion, Organisation, Validierung und Bereitstellung von Informationen aus Dokumenten mit minimalem manuellem Aufwand. Dadurch müssen Nutzer Daten weniger häufig manuell prüfen, sortieren und eingeben.

Warum lassen sich unstrukturierte Dokumente nur schwer verarbeiten?

Unstrukturierte Dokumente weisen häufig uneinheitliche Formate, Layouts und Datenspeicherorte auf. Im Gegensatz zu standardisierten Formularen erfordern sie Systeme, die relevante Informationen trotz erheblicher Unterschiede zwischen den einzelnen Dokumenten identifizieren können.

Warum ist Flexibilität bei Software zur Dokumentenverarbeitung wichtig?

Unternehmen verfügen oft über individuelle Arbeitsabläufe, Berichtsanforderungen und Geschäftsregeln. Flexible Software zur Dokumentenverarbeitung ermöglicht es den Anwendern, im Rahmen bestehender Prozesse zu arbeiten, anstatt sie zu zwingen, einen vordefinierten Arbeitsablauf zu übernehmen.

Was ist ein kontaktloser Arbeitsablauf?

Ein berührungsloser Arbeitsablauf ist ein Prozess, der nur wenig oder gar keinen manuellen Eingriff erfordert. Die Informationen werden von der Dokumentenerfassung bis zur endgültigen Ausgabe durch Automatisierung und nicht durch manuelle Bearbeitung weitergeleitet.

Inwiefern trägt die Dokumentenautomatisierung zur Steigerung der betrieblichen Effizienz bei?

Die Dokumentenautomatisierung reduziert den manuellen Prüfungsaufwand, verkürzt die Bearbeitungszeiten, sorgt für mehr Einheitlichkeit und ermöglicht es den Teams, sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten statt auf sich wiederholende Verwaltungsaufgaben zu konzentrieren.