Fallstudien

Vorbereitung auf Transaktionen mit Millionen von unorganisierten Seiten

Ein großes Finanzinstitut musste einen riesigen Bestand von 15.000 Krediten erfassen, für die jeweils ein eigenes PDF mit Lesezeichen und durchsuchbarer Indizierung erstellt werden musste. Das Gesamtvolumen belief sich auf über 13,6 Millionen Seiten. Herkömmliche Tools konnten bei diesem Umfang keine einheitlichen Ergebnisse liefern, und eine manuelle Bearbeitung hätte Monate in Anspruch genommen und weitaus höhere Kosten verursacht.

Das Team suchte nach einer Möglichkeit, dieses Dokumentenverzeichnis schnell und präzise für künftige Audits und zur Transaktionsbereitschaft zu erstellen.

Die Herausforderung

Der Kunde stand unter erheblichem betrieblichen Druck, alte Dateien zu digitalisieren und zu ordnen.

Jede Kreditakte wies eine andere Struktur, ein anderes Format und eine andere Seitenanzahl auf, was die Stapelverarbeitung erschwerte. Herkömmlichen Tools zur Dokumentenautomatisierung fehlte die Fähigkeit, Dokumente in einem nahtlosen Arbeitsablauf zu klassifizieren, zu indexieren und prüfungssichere PDF-Dateien zu erstellen.

Ohne eine zuverlässige Lösung für die automatisierte Klassifizierung und Indizierung von Dokumenten wären der Zeitplan und die Kosten des Projekts außer Kontrolle geraten.

Die AiCR

AiCR eingesetzt, um den gesamten Prozess der Dokumentenerfassung zu optimieren:

• Automatisch erkannte Dokumenttypen auf allen Seiten
• In jeder Kreditakte wurden intelligente Lesezeichen und eine Indizierung eingerichtet
• Pro Darlehen wurde ein durchsuchbares und navigierbares PDF erstellt
• Ermöglicht den Export strukturierter Ausgabedaten für die langfristige Archivierung und für Prüfungszwecke

Die Preisgestaltung erfolgte auf Seitenbasis, da die Kreditbeträge stark variierten.

Gesamtvolumen:

13.650.000 Seiten

Ergebnisse und Auswirkungen

13,65 Millionen Seiten wurden mithilfe der intelligenten Dokumentenverarbeitung verarbeitet

15.000 Kreditakten wurden einzeln indexiert und als prüfungssichere PDF-Dateien bereitgestellt

Das Projekt wurde innerhalb weniger Wochen und ohne zusätzliches Personal umgesetzt

Warum das wichtig ist

Ob zur Vorbereitung eines Massenverkaufs, einer Verbriefung oder einer Prüfung – AiCR eine Automatisierungslösung für Hypothekendokumente, die die Indizierung und Klassifizierung großer Datenmengen vereinfacht. Das System wandelt unstrukturierte Dateien in übersichtliche, durchsuchbare Ergebnisse um – ganz ohne Vorlagen, manuelle Arbeit oder Verzögerungen.