Fallstudien

Das Problem bei der manuellen Verwaltung von Stapelreihenfolgen

Ein mittelgroßer Hypothekengeber verkaufte Kredite an verschiedene Investoren. Jeder Investor verlangte, dass die Unterlagen in einer bestimmten Reihenfolge vorgelegt wurden. Bei ein und derselben Kreditakte galten je nach Bestimmungsort unterschiedliche Anforderungen an die Reihenfolge der Unterlagen.

Das ist im Hypothekenbereich gang und gäbe. Was die Situation jedoch unüberschaubar machte, war der Anpassungszyklus.

Ein vierwöchiger Überprüfungszyklus für 100 Kredite

Bei einer Transaktion benötigte das Team vier Wochen, um die Reihenfolge von 100 Krediten festzulegen. Der Investor verlangte immer wieder Änderungen. Das Team ordnete die Dokumente manuell neu, erstellte das Verzeichnis neu und reichte die Unterlagen erneut ein. Der Investor reagierte darauf mit einer anderen Anforderung. Dieser Zyklus wiederholte sich.

In jeder Runde musste jemand ein 700-seitiges PDF durcharbeiten, Dokumente herausziehen, sie von Hand neu anordnen, Lesezeichen neu erstellen und die Datei neu packen. Und das für jeden einzelnen Kredit in dem Stapel.

Es gab keine Möglichkeit, die Stapelpräferenz eines Investors zu speichern und erneut anzuwenden. Jede Anfrage begann von vorne. Da mehrere Investorenbeziehungen gleichzeitig bestanden, von denen jede ihre eigenen Anforderungen hatte, verschärfte sich das Problem noch weiter.

• Manuelle Neuordnung der Seiten in 700 Seiten umfassenden Leihpaketen
• Es gibt keinen wiederholbaren Vorgang zum Speichern der Stapeleinstellungen der Investoren
• Jeder Antrag auf Anpassung der Anlegerdaten wurde von Grund auf neu bearbeitet
• Mehrere Investoren mit jeweils unterschiedlichen Anforderungen, die gleichzeitig aktiv sind

So funktioniert die Funktion zur benutzerdefinierten Stapelreihenfolge AiCR

Dank der Funktion „Benutzerdefinierte Stapelreihenfolge“ AiCRkonnte das Team die Stapelpräferenz jedes Investors einmalig festlegen und als wiederverwendbare Vorlage speichern. Die Dokumenttypen werden per Drag & Drop sortiert. Lesezeichen und Indizes werden bei jedem Export automatisch erstellt.

Als die nächste Charge für diesen Investor eintraf, wählte das Team die gespeicherte Vorlage aus, und AiCR die Dokumente und stellte sie zusammen. Wenn ein Investor seine Anforderungen änderte, aktualisierte das Team die Vorlage innerhalb weniger Minuten. Bei Aufnahme einer neuen Investorenbeziehung wurde eine neue Vorlage erstellt, die für jede nachfolgende Transaktion bereitsteht.

• Die Stacking-Präferenzen der Anleger werden als wiederverwendbare Vorlagen gespeichert
• Neuanordnung per Drag & Drop mit automatischer Erstellung von Lesezeichen und Index beim Export
• Änderungswünsche werden als Aktualisierung der Vorlage behandelt, nicht als vollständige Neuerstellung des Dokuments
• Unbegrenzte Anzahl von Anlegervorlagen, die jeweils unabhängig voneinander gepflegt werden

Ergebnisse: Von wochenlangen Nachbearbeitungen zu wenigen Minuten pro Kredit

4 Wochen ausgeschieden

Der gesamte vierwöchige Überprüfungszyklus durch die Investoren wurde aus dem Arbeitsablauf entfernt. Was zuvor wochenlanges Hin und Her bei der Neuerstellung von Dokumenten erforderte, dauert nun nur noch wenige Minuten pro Darlehen.

Wenn ein Investor eine Änderung wünschte, aktualisierte das Team die gespeicherte Vorlage und führte den Vorgang erneut durch. Das Team des Kreditgebers betrachtete die Änderungswünsche der Investoren nicht mehr als Arbeitsaufwand, sondern behandelte sie fortan als Konfigurationsaktualisierung.

Warum die Automatisierung der Stapelreihenfolge für Hypothekengeber wichtig ist

Die Reihenfolge der Rangfolge ist branchenweit nicht vollständig standardisiert. Es gibt zwar Richtlinien, doch jeder Investor wendet seine eigene Variante an. Die manuelle Verwaltung dieses Prozesses über ein Portfolio aus Krediten, mehrere Investoren und einen laufenden Überarbeitungsprozess hinweg ist kein Problem der Dokumentenverwaltung. Es handelt sich vielmehr um einen operativen Engpass, der sich mit jeder neu hinzukommenden Investorenbeziehung weiter verschärft.

AiCR die einzige Plattform, die speziell für die Verwaltung individueller Stapelreihenfolgen auf diesem Niveau entwickelt wurde. Vorlagen werden einmal erstellt, bei jeder Transaktion wiederverwendet und bei geänderten Anforderungen innerhalb weniger Minuten aktualisiert.