Im Hypothekenbankwesen und auf den Kapitalmärkten ist die Überprüfung der Zahlungshistorie und der Inkassohinweise (PHCC) ein fester Bestandteil der Kreditprüfung und der Due Diligence. Die Teams nutzen sie, um zu überprüfen, wie sich ein Kredit entwickelt hat und wie der Kreditnehmer im Laufe der Zeit tatsächlich gezahlt hat.
Der Großteil der Arbeit erfolgt nach wie vor manuell. Die Teams durchsuchen umfangreiche, unübersichtliche Akten, um das Gesuchte zu finden, was jeden Kreditvorgang verzögert und die Kosten in die Höhe treibt.
Unser Due-Diligence-Team bei MIAC hat selbst an PHCC-Prüfungen mitgewirkt. Wir wissen aus eigener Erfahrung, wie viel Zeit darin steckt und wo der Prozess ins Stocken gerät.
Was ist eine PHCC-Prüfung?
Eine PHCC-Prüfung kombiniert Zahlungshistorie und Anmerkungen des Kreditdienstleisters, um aufzuzeigen, wie sich ein Kredit entwickelt hat und warum.
Zahlungsverlauf
Eine detaillierte Überprüfung des Tilgungsplans zur Erfassung von Zahlungen, versäumten Zahlungen, Gebühren und der Entwicklung des Darlehens im Zeitverlauf. Dies umfasst Tilgungs- und Zinszahlungen sowie Treuhandposten wie Steuern und Versicherungen.
In der Praxis bedeutet dies auch, Folgendes zu bearbeiten:
- Widerrufe und erneute Anträge
- offene Posten
- Teilzahlungen und Zahlungen in falscher Reihenfolge
Sammlungen Kommentare
Servicer-Notizen liefern Hintergrundinformationen zum Verhalten des Kreditnehmers und zur Kreditentwicklung. Dazu gehören Ereignisse wie Insolvenzanträge, nicht eingehaltene Zahlungszusagen oder Härtefallvereinbarungen, die in den üblichen Kreditdaten möglicherweise nicht erfasst sind.
Diese Anmerkungen dienen auch dazu, Gründe für Zahlungsausfälle oder Zahlungsrückstände zu ermitteln, wie zum Beispiel:
- Einkommensausfall aufgrund einer Beschäftigung
- gesundheitliche Härtefälle
- Scheidung oder Lebensereignisse
- immobilienbezogene Angelegenheiten
Warum die PHCC-Prüfungen so lange dauern
PHCC-Akten liegen oft als große, nicht indexierte PDF-Dateien vor, in denen mehrere Dienstleister und Zeitachsen durcheinandergewürfelt sind.
Die meisten Teams führen letztendlich bei jeder Datei dieselben manuellen Arbeitsschritte durch:
- Dokumente sortieren und ordnen, bevor mit der Prüfung begonnen werden kann
- Seiten durchsuchen, um bestimmte Ereignisse oder Daten zu finden
- Neufestlegung von Zeitplänen durch die Berücksichtigung von Rücktritten, Gebühren und Änderungen bei der Treuhandabwicklung
- Die Interpretation uneinheitlicher Zahlungsformate in verschiedenen Abwicklungssystemen
Selbst wenn die Daten vorhanden sind, sind sie nicht so strukturiert, dass die Teams sie direkt nutzen können.
Die Übergabe an einen Servicer unterbricht den Zeitplan
In vielen Fällen verbleibt ein Kredit nicht bei einem einzigen Kreditdienstleister. Zahlungshistorien können mehrfach weitergegeben werden, wobei jeder Kreditdienstleister ein anderes Format, eine andere Struktur und einen anderen Detaillierungsgrad verwendet.
Ein einzelner Kredit kann Folgendes umfassen:
- verschiedene Layouts für die Zahlungshistorie
- unterschiedliche Konventionen zur Kennzeichnung von Transaktionen
- uneinheitliche Datums- und Saldenformate
In der Praxis kann ein Kredit bei mehreren Kreditgebern laufen, von denen jeder seine eigene Art der Berichterstattung hat. Die Teams müssen diese Daten dann manuell zusammenführen, um einen vollständigen Zeitverlauf zu erstellen.
Dies ist einer der zeitaufwendigsten Teile einer PHCC-Prüfung und einer der Bereiche, in denen am leichtesten Fehler auftreten können.
So automatisieren Sie die Überprüfung von PHCC-Dokumenten
Um die Überprüfung von PHCC-Dokumenten zu automatisieren, müssen Sie die manuelle Dokumentenbearbeitung vor Beginn der Analyse abschaffen.
AiCR der manuellen Dokumentenbearbeitung im Rahmen von PHCC-Prüfungen. Das System verarbeitet Servicetexte in jedem beliebigen Format – darunter PDFs, Textdateien und Excel-Dateien – und wandelt sie innerhalb von Sekunden in strukturierte Zeitachsen um, selbst wenn die Zahlungshistorie lückenhaft oder schwer zu interpretieren ist.
- Die Dokumente werden bei ihrem Eingang sortiert. Gemischte PDF-Dateien und Servicedateien werden in die richtige Struktur eingeordnet, damit die Prüfung sofort beginnen kann.
- Die Zahlungshistorien werden über verschiedene Servicer hinweg strukturiert. Die Daten der Servicer werden in eine einzige, durchgängige Transaktionszeitleiste umgewandelt, einschließlich abgeleiteter Zahlungsstränge, die überprüft und validiert werden können. Selbst wenn ein Kredit über mehrere Kreditgeber mit unterschiedlichen Formaten hinweg übertragen wurde, wird jede Historie verarbeitet und zu einer vollständigen Kreditübersicht zusammengefasst. Dies umfasst die Bearbeitung von Stornierungen, Zwischenkontenaktivitäten und Übertragungen zwischen mehreren Servicern. Der Cashflow ist leicht nachvollziehbar und bietet einen klaren Überblick über die Ein- und Auszahlungen im Zeitverlauf.
- Das Zahlungsverhalten lässt sich leichter nachvollziehen. Sobald die Zeitachsen strukturiert sind, können die Teams schnell Zahlungsmuster erkennen und sehen, wie sich ein Kredit im Laufe der Zeit entwickelt, ohne die Historie manuell neu erstellen zu müssen.
- Die Validierung ist integriert. Jeder extrahierte Wert ist mit dem Quelldokument verknüpft, sodass Teams Daten schnell überprüfen und Audit-Workflows unterstützen können. In der Praxis ersetzt dies einen Prozess, der normalerweise 15 bis 20 Minuten pro Kredit in Anspruch nimmt, und reduziert ihn auf wenige Sekunden, während gleichzeitig eine einheitliche und vollständige Transaktionsübersicht erstellt wird.
Die Dokumentenprüfung bei PHCC erfolgt automatisiert, sobald die Serviceakten in strukturierte Zeitachsen umgewandelt werden, die direkt geprüft werden können, anstatt manuell neu erstellt werden zu müssen. Dieser Übergang von Dokumenten zu verwertbaren Daten beseitigt den Engpass und macht die Prüfungen schneller, einheitlicher und leichter zu validieren.
Das Fazit
Die PHCC-Prüfungen verlaufen langsam, da die Teams unter hohem Zeitdruck die Kreditverläufe aus unstrukturierten Bearbeitungsunterlagen neu zusammenstellen müssen.
Das hat echte Auswirkungen:
- Es geht Zeit verloren, noch bevor die Prüfung überhaupt beginnt. Die Teams verbringen Stunden damit, Unterlagen zu ordnen und Zeitachsen zusammenzustellen, anstatt den Kredit zu analysieren
- Die Kosten steigen mit jeder Akte. Mehr manuelle Arbeit bedeutet mehr Zeitaufwand pro Kredit und geringere Margen bei umfangreichen Prüfungen
- Dabei entstehen Fehler. Die Neuerfassung von Zahlungshistorien bei verschiedenen Dienstleistern führt zu Unstimmigkeiten, die später nur schwer zu erkennen sind
- Das Arbeitsvolumen wird durch die manuelle Bearbeitung von Dokumenten begrenzt. Die Teams können nicht mehr Akten bearbeiten, ohne zusätzliches Personal für die Dokumentenaufbereitung und die Rekonstruktion der Zahlungshistorie einzustellen.
Wenn die Daten von vornherein strukturiert sind, verbringen die Teams weniger Zeit mit der Vorbereitung von Unterlagen und mehr Zeit mit der Prüfung des Kredits. Die Prüfungen laufen schneller ab, die Validierung ist unkomplizierter, und die Teams können ein höheres Volumen bewältigen, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen. Die PHCC-Prüfung muss nicht geändert werden. Die damit verbundene Dokumentenarbeit hingegen schon.