Entre bastidores: las mentes que hay detrás de AiCR

Desarrollar un programa de automatización de documentos parece sencillo hasta que empiezas a trabajar con documentos reales.

Cada entidad crediticia, gestora, inversor e institución financiera tiene requisitos, formatos y procesos de trabajo distintos.

¿Cómo se crea una plataforma inteligente de procesamiento de documentos capaz de gestionar todos ellos?

En el episodio 11 de «The AiCR , Joe Furlong se reúne con miembros del equipo AiCR para hablar sobre lo que se necesita para crear software de procesamiento de documentos, los retos que plantea trabajar con datos no estructurados y hacia dónde se dirige la automatización de documentos.

¿Por qué resulta tan complicado desarrollar la automatización de documentos?

Uno de los mayores retos de la automatización de documentos es que los usuarios rara vez proporcionan la información en un formato estandarizado. Los documentos llegan con diferentes estructuras, diseños y tipos de archivo, pero los usuarios siguen esperando resultados coherentes.

El equipo AiCR describe esto como uno de los aspectos más difíciles de la creación de la plataforma. A diferencia del software tradicional, que exige a los usuarios ajustarse a plantillas predefinidas, AiCR diseñado para aceptar una amplia variedad de datos de entrada y transformarlos en resultados estructurados.

Esta flexibilidad plantea un reto de desarrollo considerablemente más complejo, pero permite que la plataforma admita una gama más amplia de flujos de trabajo documentales.

¿Qué es lo que hace que los documentos hipotecarios y financieros sean difíciles de automatizar?

Las entidades de servicios hipotecarios y financieros trabajan con grandes volúmenes de documentos que, a menudo, presentan un formato inconsistente, convenciones de nomenclatura variables y requisitos empresariales específicos.

El reto no consiste simplemente en extraer información. El reto es comprender qué quieren lograr los usuarios con esa información una vez extraída.

Según el equipo de desarrollo, la automatización de documentos requiere dar respuesta a miles de posibles situaciones, en lugar de limitarse a gestionar un único flujo de trabajo predefinido. Esta complejidad es una de las razones por las que muchos procesos que implican un gran volumen de documentos siguen realizándose de forma manual en la actualidad.

¿En qué se diferencia AiCR en el procesamiento de documentos?

Muchas plataformas de software exigen a los usuarios que adapten sus procesos al software. AiCR el enfoque contrario.

La plataforma está diseñada para admitir una amplia variedad de tipos de documentos y requisitos de los usuarios, al tiempo que ofrece a las organizaciones flexibilidad a la hora de extraer, organizar, validar y facilitar la información.

Este enfoque permite a los usuarios trabajar con sus documentos y flujos de trabajo actuales, en lugar de tener que rediseñar sus operaciones para adaptarlas a las limitaciones del software.

¿Por qué es importante la flexibilidad en los flujos de trabajo de documentos?

No hay dos organizaciones que procesen los documentos exactamente de la misma manera.

A menudo, los distintos departamentos, inversores, prestamistas y contrapartes exigen resultados diferentes a partir de los mismos documentos originales.

AiCR analizó cómo se ha incorporado la flexibilidad en la plataforma para que los usuarios puedan definir los resultados en función de sus necesidades empresariales específicas. En lugar de imponer un único flujo de trabajo, el objetivo es dar cabida a numerosas variantes de flujo de trabajo, manteniendo al mismo tiempo la coherencia y la precisión.

¿Cómo resuelven los desarrolladores de software los problemas que aún no se han resuelto?

Un tema recurrente a lo largo de la conversación fue que muchos de los retos a los que se enfrenta la automatización de documentos aún no tienen una solución clara.

Los desarrolladores no pueden limitarse a buscar una solución y ponerla en práctica. Por el contrario, a menudo tienen que experimentar, probar diferentes enfoques y crear nuevas soluciones para problemas empresariales específicos.

El equipo describió esto como uno de los aspectos más gratificantes del desarrollo AiCR. Cada nuevo reto supone una oportunidad para crear capacidades que antes no existían.

¿Cuál es el futuro de la automatización de documentos?

El equipo AiCR considera que la automatización de documentos avanza hacia flujos de trabajo cada vez más automatizados.

El objetivo a largo plazo es reducir el esfuerzo manual necesario para procesar, organizar y utilizar la información. A medida que mejore la automatización, los usuarios deberían dedicar menos tiempo a interactuar con el software y más tiempo a trabajar con los resultados.

En lugar de obligar a los usuarios a navegar por sistemas complejos, los flujos de trabajo del futuro se centrarán en proporcionar la información que los usuarios necesitan con una intervención manual mínima.

Según el equipo, el éxito consiste en lograr que el procesamiento de documentos sea tan fluido que los usuarios puedan alcanzar sus objetivos sin tener que pensar en la tecnología que hay detrás.

Preguntas frecuentes sobre la automatización de documentos

¿Qué es la automatización de documentos?

La automatización de documentos es el proceso de extraer, organizar, validar y facilitar información procedente de documentos con un esfuerzo manual mínimo. Reduce la necesidad de que los usuarios revisen, clasifiquen e introduzcan datos manualmente.

¿Por qué resulta difícil procesar los documentos no estructurados?

Los documentos no estructurados suelen presentar formatos, diseños y ubicaciones de datos inconsistentes. A diferencia de los formularios estandarizados, requieren sistemas capaces de identificar la información relevante a pesar de las importantes variaciones que existen entre los distintos documentos.

¿Por qué es importante la flexibilidad en el software de procesamiento de documentos?

Las organizaciones suelen tener flujos de trabajo, requisitos de presentación de informes y normas empresariales propios. Un software de procesamiento de documentos flexible permite a los usuarios trabajar dentro de los procesos existentes, en lugar de obligarles a adoptar un flujo de trabajo predefinido.

¿Qué es un flujo de trabajo sin contacto?

Un flujo de trabajo sin intervención manual es un proceso que requiere poca o ninguna intervención manual. La información pasa de la recepción del documento a la salida final mediante la automatización, en lugar de mediante el procesamiento humano.

¿Cómo contribuye la automatización de documentos a la eficiencia operativa?

La automatización de documentos reduce la revisión manual, agiliza los tiempos de tramitación, mejora la coherencia y permite a los equipos centrarse en actividades de mayor valor en lugar de en tareas administrativas repetitivas.