En el sector hipotecario y los mercados de capitales, el análisis del historial de pagos y los comentarios sobre cobros (PHCC) es un componente habitual de la revisión de préstamos y la diligencia debida. Los equipos lo utilizan para verificar el comportamiento de un préstamo y cómo ha ido pagando realmente el prestatario a lo largo del tiempo.
La mayor parte del trabajo sigue siendo manual. Los equipos revisan minuciosamente archivos voluminosos y desorganizados para encontrar lo que necesitan, lo que alarga el tiempo de tramitación de cada préstamo y aumenta los costes.
El equipo de diligencia debida de MIAC ha participado directamente en revisiones de PHCC. Hemos comprobado de primera mano el tiempo que requieren y en qué puntos se complica el proceso.
¿Qué es una revisión del PHCC?
Una revisión del PHCC combina el historial de pagos y los comentarios del administrador del préstamo para mostrar el rendimiento de un préstamo y las razones que lo explican.
Historial de pagos
Un análisis detallado del libro mayor de pagos para hacer un seguimiento de los pagos, los impagos, las comisiones y la evolución del préstamo a lo largo del tiempo. Esto incluye el capital, los intereses y las partidas del depósito en garantía, como los impuestos y el seguro.
En la práctica, esto también implica abordar:
- revocaciones y nuevas solicitudes
- cuentas pendientes
- pagos parciales y fuera de orden
Colecciones Comentarios
Las notas del administrador ofrecen información sobre el comportamiento del prestatario y la evolución del préstamo. Esto incluye situaciones como la declaración de quiebra, el incumplimiento de compromisos de pago o los acuerdos por dificultades económicas que pueden no aparecer en los datos crediticios habituales.
Estos comentarios también se utilizan para identificar los motivos del impago o la morosidad, tales como:
- pérdida de ingresos por motivos laborales
- problemas de salud
- el divorcio o los acontecimientos de la vida
- cuestiones relacionadas con la propiedad
¿Por qué tardan tanto las revisiones del PHCC?
Los archivos PHCC suelen presentarse en forma de archivos PDF de gran tamaño y sin índices, en los que se mezclan múltiples administradores y plazos.
La mayoría de los equipos acaban realizando las mismas tareas manuales en cada archivo:
- Clasificar y organizar los documentos antes de que comience la revisión
- Buscar en las páginas para encontrar eventos o fechas concretos
- Recalcular los plazos teniendo en cuenta las anulaciones, las comisiones y los cambios en el depósito en garantía
- Interpretación de formatos de pago inconsistentes en los distintos sistemas de gestión
Aunque los datos estén disponibles, no están estructurados de tal manera que los equipos puedan utilizarlos directamente.
Las transferencias de la entidad gestora alteran el calendario
En muchos casos, un préstamo no permanece en manos de una sola entidad gestora. Los historiales de pagos pueden transferirse varias veces, y cada entidad gestora utiliza un formato, una estructura y un nivel de detalle distintos.
Un único préstamo puede incluir:
- Varios formatos de historial de pagos
- diferentes convenciones de etiquetado de transacciones
- formatos de fecha y saldo inconsistentes
En la práctica, un préstamo puede pasar por varias entidades crediticias, cada una con su propio formato de presentación de informes. Los equipos se ven obligados a recopilar manualmente estos historiales para reconstruir una cronología completa.
Esta es una de las partes que más tiempo lleva en una revisión del PHCC y uno de los aspectos en los que es más fácil cometer errores.
Cómo automatizar la revisión de documentos de PHCC
Para automatizar la revisión de documentos de PHCC, es necesario eliminar la gestión manual de los documentos antes de que comience el análisis.
AiCR el trabajo manual de gestión de documentos que conllevan las revisiones de PHCC. Gestiona los expedientes de servicio en cualquier formato en que se presenten, incluidos archivos PDF, de texto y de Excel, y los convierte en cronologías estructuradas en cuestión de segundos, incluso cuando los historiales de pago son incoherentes o difíciles de interpretar.
- Los documentos se organizan a medida que se reciben. Los archivos PDF mezclados y los archivos de mantenimiento se clasifican según la estructura adecuada para que la revisión pueda comenzar de inmediato.
- Los historiales de pagos se organizan por administradores. Los datos de los administradores se convierten en una cronología única y continua de transacciones, que incluye series de pagos derivadas que pueden revisarse y validarse. Incluso cuando un préstamo ha pasado por varios prestamistas con formatos distintos, cada historial se procesa y se integra en una vista completa del préstamo. Esto incluye la gestión de anulaciones, operaciones en suspenso y transferencias entre múltiples administradores. El flujo de caja es fácil de seguir, con una visión clara de las entradas y salidas de fondos a lo largo del tiempo.
- El comportamiento de pago es más fácil de interpretar. Una vez estructurados los plazos, los equipos pueden ver rápidamente los patrones de pago y la evolución de un préstamo a lo largo del tiempo, sin necesidad de reconstruir el historial manualmente.
- La validación está integrada. Cada valor extraído está vinculado al documento de origen, lo que permite a los equipos verificar los datos rápidamente y facilitar los procesos de auditoría. En la práctica, esto sustituye un proceso que suele llevar entre 15 y 20 minutos por préstamo y lo reduce a unos segundos, al tiempo que ofrece una visión coherente y completa de la transacción.
La revisión de documentos de PHCC se automatiza cuando los expedientes de atención se convierten en cronologías estructuradas que pueden revisarse directamente, sin necesidad de reconstruirlas manualmente. Ese paso de los documentos a datos utilizables es lo que elimina el cuello de botella y hace que las revisiones sean más rápidas, más coherentes y más fáciles de validar.
En resumen
Las revisiones de PHCC se están retrasando porque los equipos están reconstruyendo los historiales de préstamos a partir de archivos de gestión no estructurados y con plazos muy ajustados.
Eso tiene un impacto real:
- Se pierde tiempo incluso antes de que comience la revisión. Los equipos dedican horas a organizar archivos y elaborar cronologías en lugar de analizar el préstamo
- Los costes aumentan con cada expediente. Un mayor volumen de trabajo manual implica más horas por préstamo y un menor margen en las revisiones de gran envergadura.
- En el proceso se producen errores. La reconstrucción de los historiales de pago entre las distintas entidades de gestión genera inconsistencias que resultan difíciles de detectar posteriormente.
- El volumen se ve limitado por el trabajo manual con los documentos. Los equipos no pueden tramitar más expedientes sin incorporar a más personal para encargarse de la preparación de los documentos y la reconstrucción del historial de pagos.
Cuando los datos se estructuran desde el principio, los equipos dedican menos tiempo a preparar los archivos y más tiempo a revisar el préstamo. Las revisiones se agilizan, la validación resulta más sencilla y los equipos pueden gestionar un mayor volumen sin necesidad de aumentar la plantilla. No es necesario modificar el proceso de revisión de PHCC. Lo que hay que cambiar es el trabajo administrativo que lo rodea.