Dietro le quinte: le menti che stanno dietro ad AiCR

Sviluppare un software per l’automazione dei documenti sembra semplice, finché non si inizia a lavorare con documenti reali.

Ogni istituto di credito, gestore, investitore e istituzione finanziaria ha requisiti, formati e flussi di lavoro diversi.

Come si fa a realizzare una piattaforma intelligente per l’elaborazione dei documenti in grado di gestirli tutti?

Nell'episodio 11 di "The AiCR , Joe Furlong incontra i membri del team AiCR per discutere di cosa serva per realizzare un software di elaborazione dei documenti, delle sfide legate alla gestione dei dati non strutturati e delle prospettive future dell'automazione documentale.

Perché è difficile implementare l'automazione dei documenti?

Una delle maggiori sfide nell'automazione dei documenti è che gli utenti raramente forniscono le informazioni in un formato standardizzato. I documenti arrivano con strutture, impaginazioni e tipi di file diversi, ma gli utenti si aspettano comunque risultati coerenti.

Il team AiCR descrive questo aspetto come uno dei più complessi nella realizzazione della piattaforma. A differenza dei software tradizionali, che richiedono agli utenti di attenersi a modelli predefiniti, AiCR progettato per accettare un’ampia varietà di input e trasformarli in output strutturati.

Questa flessibilità comporta una sfida di sviluppo notevolmente più complessa, ma consente alla piattaforma di supportare una gamma più ampia di flussi di lavoro documentali.

Cosa rende difficile l'automazione dei documenti ipotecari e finanziari?

Le società che operano nel settore dei mutui e dei servizi finanziari gestiscono grandi volumi di documenti che spesso presentano una formattazione non uniforme, convenzioni di denominazione diverse e requisiti aziendali specifici.

La sfida non consiste semplicemente nell'estrarre informazioni. La sfida consiste nel capire cosa gli utenti intendono fare con quelle informazioni una volta estratte.

Secondo il team di sviluppo, l'automazione dei documenti richiede la gestione di migliaia di possibili scenari, piuttosto che il supporto di un unico flusso di lavoro predefinito. Questa complessità è uno dei motivi per cui molti processi che prevedono un uso intensivo di documenti rimangono ancora oggi manuali.

In che modo AiCR adotta AiCR diverso all'elaborazione dei documenti?

Molte piattaforme software richiedono agli utenti di adattare i propri processi al software. AiCR invece un approccio opposto.

La piattaforma è progettata per supportare un'ampia varietà di tipi di documenti e di esigenze degli utenti, offrendo al contempo alle organizzazioni la flessibilità necessaria per estrarre, organizzare, convalidare e fornire le informazioni.

Questo approccio consente agli utenti di lavorare con i propri documenti e flussi di lavoro esistenti, anziché dover riorganizzare le proprie attività in base ai limiti del software.

Perché la flessibilità è importante nei flussi di lavoro relativi ai documenti?

Non esistono due organizzazioni che elaborino i documenti esattamente allo stesso modo.

Spesso i vari reparti, gli investitori, i finanziatori e le controparti richiedono elaborazioni diverse degli stessi documenti di origine.

AiCR ha discusso di come la flessibilità sia integrata nella piattaforma, in modo che gli utenti possano definire i risultati in base alle loro specifiche esigenze aziendali. Anziché imporre un unico flusso di lavoro, l’obiettivo è quello di supportare numerose varianti di flussi di lavoro diversi, mantenendo al contempo coerenza e accuratezza.

In che modo gli sviluppatori di software risolvono problemi che non sono mai stati risolti prima?

Un tema ricorrente nel corso della conversazione è stato il fatto che molte delle sfide che l'automazione dei documenti deve affrontare non hanno ancora una risposta.

Gli sviluppatori non possono limitarsi a cercare una soluzione e ad attuarla. Spesso, invece, devono sperimentare, provare approcci diversi e creare nuove soluzioni per problemi aziendali specifici.

Il team ha descritto questo aspetto come uno dei più gratificanti nella realizzazione AiCR. Ogni nuova sfida rappresenta un’opportunità per creare funzionalità che prima non esistevano.

Qual è il futuro dell'automazione dei documenti?

Il team AiCR ritiene che l’automazione dei documenti si stia orientando verso flussi di lavoro sempre più automatizzati.

L'obiettivo a lungo termine è quello di ridurre lo sforzo manuale necessario per elaborare, organizzare e utilizzare le informazioni. Con il progressivo miglioramento dell'automazione, gli utenti dovrebbero dedicare meno tempo all'interazione con il software e più tempo all'analisi dei risultati.

Anziché costringere gli utenti a districarsi in sistemi complessi, i flussi di lavoro futuri punteranno a fornire le informazioni di cui gli utenti hanno bisogno con un intervento manuale minimo.

Secondo il team, il successo consiste nel rendere l’elaborazione dei documenti così fluida che gli utenti possano raggiungere i propri obiettivi senza dover pensare alla tecnologia che sta dietro.

Domande frequenti sull'automazione dei documenti

Che cos’è l’automazione dei documenti?

L'automazione dei documenti è il processo che consiste nell'estrarre, organizzare, verificare e fornire informazioni contenute nei documenti con il minimo sforzo manuale. Riduce la necessità per gli utenti di esaminare, ordinare e inserire manualmente i dati.

Perché i documenti non strutturati sono difficili da elaborare?

I documenti non strutturati presentano spesso formati, impaginazioni e posizioni dei dati non uniformi. A differenza dei moduli standardizzati, richiedono sistemi in grado di identificare le informazioni rilevanti nonostante le notevoli differenze tra i vari documenti.

Perché la flessibilità è importante nei software per l'elaborazione dei documenti?

Le organizzazioni hanno spesso flussi di lavoro, requisiti di rendicontazione e regole aziendali specifici. Un software flessibile per l'elaborazione dei documenti consente agli utenti di operare nell'ambito dei processi esistenti, anziché costringerli ad adottare un flusso di lavoro predefinito.

Che cos’è un flusso di lavoro senza contatto?

Un flusso di lavoro senza intervento manuale è un processo che richiede un intervento manuale minimo o nullo. Le informazioni passano dall'acquisizione del documento all'output finale attraverso l'automazione, anziché tramite l'elaborazione umana.

In che modo l’automazione dei documenti contribuisce all’efficienza operativa?

L'automazione dei documenti riduce la revisione manuale, accelera i tempi di elaborazione, migliora l'uniformità e consente ai team di concentrarsi su attività di maggior valore piuttosto che su compiti amministrativi ripetitivi.