Nel settore dei mutui ipotecari e dei mercati dei capitali, l'analisi della cronologia dei pagamenti e delle note di recupero crediti (PHCC) costituisce una parte integrante della revisione dei prestiti e della due diligence. I team la utilizzano per verificare l'andamento di un prestito e l'effettivo andamento dei pagamenti da parte del mutuatario nel corso del tempo.
La maggior parte del lavoro è ancora manuale. I team devono setacciare archivi voluminosi e disorganizzati per trovare ciò di cui hanno bisogno, il che allunga i tempi di ogni prestito e fa lievitare i costi.
Il nostro team di due diligence presso MIAC ha lavorato in prima persona alle revisioni PHCC. Abbiamo constatato di persona quanto tempo richiedono e in quali punti il processo presenta delle difficoltà.
Che cos'è una revisione PHCC?
Una valutazione PHCC tiene conto sia della cronologia dei pagamenti che dei commenti del gestore per illustrare l'andamento di un prestito e le ragioni di tale andamento.
Cronologia dei pagamenti
Un'analisi dettagliata del registro di gestione del prestito per monitorare i pagamenti, i mancati pagamenti, le commissioni e l'andamento del prestito nel tempo. Ciò include il capitale, gli interessi e le voci del conto di garanzia, quali le tasse e l'assicurazione.
In pratica, ciò significa anche affrontare:
- revocazioni e nuove richieste
- bilance a sospensione
- pagamenti parziali e non in ordine
Collezioni Commenti
Le note del gestore forniscono un quadro del comportamento del mutuatario e dell'andamento del prestito. Ciò include eventi quali dichiarazioni di fallimento, mancati adempimenti di pagamento o accordi di moratoria che potrebbero non figurare nei dati creditizi standard.
Questi commenti vengono utilizzati anche per individuare le cause di inadempienza o morosità, quali:
- perdita di reddito dovuta alla perdita del posto di lavoro
- difficoltà di natura medica
- divorzio o eventi della vita
- questioni relative agli immobili
Perché le revisioni del PHCC richiedono così tanto tempo
I file PHCC sono spesso PDF di grandi dimensioni e non indicizzati, in cui si mescolano diversi gestori e tempistiche.
La maggior parte dei team finisce per svolgere lo stesso lavoro manuale su ogni file:
- Ordinare e organizzare i documenti prima di iniziare la revisione
- Cercare tra le pagine per trovare eventi o date specifici
- Ricostruire le tempistiche tenendo conto delle revoche, delle commissioni e delle modifiche relative al deposito a garanzia
- Interpretazione dei formati di pagamento non uniformi tra i diversi sistemi di gestione
Anche quando i dati sono disponibili, non sono strutturati in modo tale da poter essere utilizzati direttamente dai team.
I trasferimenti da parte del gestore interrompono la sequenza temporale
In molti casi, un prestito non rimane gestito da un unico gestore. I dati relativi alla storia dei pagamenti possono essere trasferiti più volte, e ogni gestore utilizza un formato, una struttura e un livello di dettaglio diversi.
Un singolo prestito può comprendere:
- diversi modelli di cronologia dei pagamenti
- diverse convenzioni di denominazione delle transazioni
- formati di data e saldo non uniformi
Nella realtà, un prestito può passare per diversi istituti di credito, ognuno con le proprie modalità di rendicontazione. I team sono quindi costretti a ricomporre manualmente queste cronologie per ricostruire un quadro completo.
Questa è una delle fasi più dispendiose in termini di tempo nella revisione PHCC e uno dei punti in cui è più facile commettere errori.
Come automatizzare la revisione dei documenti PHCC
Per automatizzare la revisione dei documenti PHCC, è necessario eliminare la gestione manuale dei documenti prima dell'inizio dell'analisi.
AiCR il lavoro manuale di gestione dei documenti necessario per le revisioni PHCC. Gestisce i file di assistenza in qualsiasi formato, inclusi PDF, file di testo ed Excel, e li converte in cronologie strutturate in pochi secondi, anche quando le cronologie dei pagamenti sono incoerenti o difficili da interpretare.
- I documenti vengono organizzati man mano che arrivano. I PDF misti e i file di assistenza vengono ordinati secondo la struttura corretta, in modo che la revisione possa iniziare immediatamente.
- Le cronologie dei pagamenti sono organizzate per gestore. I dati dei gestori vengono convertiti in un'unica sequenza temporale continua delle transazioni, che include le stringhe di pagamento derivate, le quali possono essere esaminate e convalidate. Anche quando un prestito è stato trasferito tra più istituti di credito con formati diversi, ogni cronologia viene elaborata e integrata in un'unica visione completa del prestito. Ciò comprende la gestione degli storni, delle operazioni in sospeso e dei trasferimenti tra più gestori. Il flusso di cassa è facile da seguire, con una chiara panoramica delle entrate e delle uscite nel tempo.
- È più facile interpretare l'andamento dei pagamenti. Una volta strutturate le tempistiche, i team possono individuare rapidamente le tendenze di pagamento e l'andamento di un prestito nel tempo, senza dover ricostruire manualmente la cronologia.
- La convalida è integrata. Ogni valore estratto è collegato al documento di origine, consentendo ai team di verificare rapidamente i dati e di supportare i flussi di lavoro di audit. In pratica, questo sostituisce un processo che richiede solitamente dai 15 ai 20 minuti per ogni prestito, riducendolo a pochi secondi e fornendo al contempo una visione coerente e completa della transazione.
La revisione dei documenti PHCC viene automatizzata quando i file di manutenzione vengono trasformati in cronologie strutturate che possono essere esaminate direttamente, senza bisogno di ricostruirle manualmente. È proprio questo passaggio dai documenti a dati utilizzabili che elimina il collo di bottiglia e rende le revisioni più rapide, più coerenti e più facili da convalidare.
In conclusione
Le revisioni del PHCC procedono a rilento perché i team stanno ricostruendo le cronologie dei prestiti a partire da file di gestione non strutturati, con scadenze molto strette.
Questo ha un impatto concreto:
- Si perde tempo prima ancora che la revisione abbia inizio. I team dedicano ore a organizzare i file e a ricostruire le cronologie invece di analizzare il prestito
- I costi aumentano con ogni pratica. Un maggiore carico di lavoro manuale comporta più ore di lavoro per ogni prestito e margini inferiori nelle revisioni di grandi dimensioni
- Nel corso del processo si verificano degli errori. La ricostruzione delle cronologie dei pagamenti tra i vari gestori crea incongruenze difficili da individuare in un secondo momento
- Il volume di lavoro è limitato dalle operazioni manuali relative ai documenti. I team non possono smaltire un numero maggiore di pratiche senza assumere altro personale che si occupi della preparazione dei documenti e della ricostruzione della cronologia dei pagamenti
Quando i dati sono strutturati fin dall'inizio, i team dedicano meno tempo alla preparazione dei file e più tempo all'esame della pratica di prestito. Le revisioni procedono più rapidamente, la convalida è più semplice e i team possono gestire un volume maggiore senza aumentare l'organico. La procedura di revisione PHCC non deve cambiare. È invece necessario modificare il lavoro amministrativo che la circonda.