Casos prácticos

El problema de la gestión manual de los pedidos por lotes

Una entidad hipotecaria de tamaño medio vendía préstamos a varios inversores. Cada inversor exigía que los documentos se entregaran en un orden concreto. Se trataba del mismo expediente de préstamo, pero los requisitos de presentación variaban en función del destino del mismo.

Esa es una realidad habitual en el ámbito hipotecario. Lo que hizo que la situación resultara inmanejable fue el ciclo de revisión.

Un ciclo de revisión de cuatro semanas sobre 100 préstamos

En una operación, el equipo tardó cuatro semanas en ultimar el orden de presentación de 100 préstamos. El inversor no dejaba de solicitar cambios. El equipo reordenaba manualmente los documentos, volvía a crear el índice y volvía a enviarlos. El inversor respondía con un requisito diferente. El ciclo se repetía.

En cada ronda, alguien tenía que revisar un PDF de 700 páginas, extraer documentos, reordenarlos a mano, volver a crear los marcadores y volver a empaquetar el archivo. Y así con cada préstamo del lote.

No había forma de guardar las preferencias de agrupación de un inversor y volver a aplicarlas. Cada solicitud se iniciaba desde cero. Al haber varias relaciones activas con inversores, cada una con sus propios requisitos, el problema se agravaba.

• Reordenación manual, página por página, de paquetes de préstamos de 700 páginas
• No existe un proceso repetible para guardar las preferencias de apilamiento de los inversores
• Cada solicitud de revisión por parte de un inversor se iniciaba desde cero
• Varios inversores, cada uno con requisitos diferentes, que operan simultáneamente

Cómo funciona la función de orden de apilamiento personalizada AiCR

La función «Orden de apilamiento personalizado» AiCRpermitió al equipo definir una sola vez las preferencias de apilamiento de cada inversor y guardarlas como una plantilla reutilizable. Los tipos de documentos se ordenan arrastrando y soltando. Los marcadores y la indexación se generan automáticamente en cada exportación.

Cuando llegó el siguiente lote para ese inversor, el equipo seleccionó la plantilla guardada y AiCR y empaquetó los documentos. Cuando un inversor modificaba sus requisitos, el equipo actualizaba la plantilla en cuestión de minutos. Cuando se añadía una nueva relación con un inversor, se creaba una nueva plantilla que quedaba lista para todas las transacciones posteriores.

• Las preferencias de agrupación de los inversores se guardan como plantillas reutilizables
• Reordenación mediante «arrastrar y soltar» con generación automática de marcadores e índices al exportar
• Las solicitudes de revisión se gestionan como una actualización de la plantilla, no como una reconstrucción completa del documento
• Plantillas de inversores ilimitadas, cada una de ellas gestionada de forma independiente

Resultados: De semanas de reelaboración a minutos por préstamo

4 semanas eliminadas

Se ha eliminado del flujo de trabajo el ciclo completo de revisión por parte de los inversores, que duraba cuatro semanas. Lo que antes requería semanas de idas y venidas para volver a elaborar los documentos, ahora solo lleva unos minutos por préstamo.

Cuando un inversor solicitaba un cambio, el equipo actualizaba la plantilla guardada y volvía a procesar la operación. El equipo de la entidad crediticia dejó de considerar las solicitudes de revisión de los inversores como un coste de personal y empezó a gestionarlas como una actualización de la configuración.

Por qué es importante la automatización del orden de tramitación para las entidades hipotecarias

El orden de priorización de los pedidos no está totalmente estandarizado en el sector. Existen directrices, pero cada inversor aplica sus propias variaciones. Gestionar esto manualmente en una cartera de préstamos, con múltiples inversores y un proceso de revisión continuo, no es un problema de gestión documental. Se trata de un cuello de botella operativo que se agrava con cada nueva relación con un inversor que se añade.

AiCR la única plataforma diseñada específicamente para gestionar el orden de apilamiento personalizado a este nivel. Las plantillas se crean una sola vez, se reutilizan en todas las transacciones y se actualizan en cuestión de minutos cuando cambian los requisitos.