पर्दे के पीछे, इसके पीछे के दिमाग AiCR

डॉक्यूमेंट ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर बनाना तब तक सीधा-सादा लगता है जब तक आप वास्तविक दुनिया के दस्तावेजों के साथ काम करना शुरू नहीं करते।

प्रत्येक ऋणदाता, सेवा प्रदाता, निवेशक और वित्तीय संस्थान की अलग-अलग आवश्यकताएं, अलग-अलग प्रारूप और अलग-अलग कार्यप्रणालियाँ होती हैं।

आप एक ऐसा इंटेलिजेंट डॉक्यूमेंट प्रोसेसिंग प्लेटफॉर्म कैसे बना सकते हैं जो इन सभी को संभाल सके?

द के एपिसोड 11 में AiCR एक्सचेंज में, जो फरलोंग सदस्यों के साथ बातचीत करते हैं। AiCR विकास टीम इस बात पर चर्चा करेगी कि दस्तावेज़ प्रसंस्करण सॉफ़्टवेयर बनाने के लिए क्या आवश्यक है, असंरचित डेटा के साथ काम करने की चुनौतियाँ क्या हैं, और दस्तावेज़ स्वचालन आगे किस दिशा में बढ़ रहा है।

डॉक्यूमेंट ऑटोमेशन बनाना मुश्किल क्यों है?

दस्तावेज़ स्वचालन में सबसे बड़ी चुनौतियों में से एक यह है कि उपयोगकर्ता शायद ही कभी मानकीकृत प्रारूप में जानकारी प्रदान करते हैं। दस्तावेज़ विभिन्न संरचनाओं, लेआउट और फ़ाइल प्रकारों में आते हैं, फिर भी उपयोगकर्ता एक समान आउटपुट की अपेक्षा करते हैं।

AiCR विकास टीम इसे प्लेटफ़ॉर्म के निर्माण के सबसे कठिन पहलुओं में से एक बताती है। पारंपरिक सॉफ़्टवेयर के विपरीत, जिसमें उपयोगकर्ताओं को पूर्वनिर्धारित टेम्पलेट्स का पालन करना होता है, AiCR इसे विभिन्न प्रकार के इनपुट स्वीकार करने और उन्हें संरचित आउटपुट में बदलने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

यह लचीलापन एक कहीं अधिक जटिल विकास चुनौती पैदा करता है, लेकिन प्लेटफ़ॉर्म को दस्तावेज़ वर्कफ़्लो की एक व्यापक श्रेणी का समर्थन करने की अनुमति देता है।

मॉर्टगेज और वित्तीय दस्तावेजों को स्वचालित करना मुश्किल क्यों है?

बंधक और वित्तीय सेवा संगठन बड़ी मात्रा में दस्तावेजों के साथ काम करते हैं जिनमें अक्सर असंगत प्रारूपण, भिन्न नामकरण परंपराएं और विशिष्ट व्यावसायिक आवश्यकताएं होती हैं।

चुनौती केवल जानकारी निकालने की नहीं है। चुनौती यह समझने की है कि जानकारी निकालने के बाद उपयोगकर्ता उस जानकारी का उपयोग किस उद्देश्य से करना चाहते हैं।

विकास टीम के अनुसार, दस्तावेज़ स्वचालन के लिए किसी एक पूर्वनिर्धारित कार्यप्रवाह का समर्थन करने के बजाय हजारों संभावित परिदृश्यों को हल करना आवश्यक है। यह जटिलता उन कारणों में से एक है जिनकी वजह से आज भी कई दस्तावेज़-प्रधान प्रक्रियाएं मैन्युअल रूप से की जाती हैं।

कैसे हुआ AiCR क्या आप दस्तावेज़ प्रसंस्करण के लिए अलग दृष्टिकोण अपनाते हैं?

कई सॉफ्टवेयर प्लेटफॉर्म उपयोगकर्ताओं से अपनी प्रक्रियाओं को सॉफ्टवेयर के अनुरूप ढालने की अपेक्षा करते हैं। AiCR इसके विपरीत दृष्टिकोण अपनाता है।

यह प्लेटफॉर्म विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ों और उपयोगकर्ता आवश्यकताओं को स्वीकार करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, साथ ही संगठनों को यह लचीलापन प्रदान करता है कि सूचना को कैसे निकाला जाए, व्यवस्थित किया जाए, मान्य किया जाए और वितरित किया जाए।

यह दृष्टिकोण उपयोगकर्ताओं को सॉफ्टवेयर की सीमाओं के आधार पर अपने संचालन को फिर से डिजाइन करने के बजाय अपने मौजूदा दस्तावेजों और कार्यप्रवाहों के साथ काम करने की अनुमति देता है।

दस्तावेज़ वर्कफ़्लो में लचीलापन क्यों महत्वपूर्ण है?

कोई भी दो संगठन दस्तावेजों को बिल्कुल एक ही तरीके से संसाधित नहीं करते हैं।

विभिन्न विभागों, निवेशकों, ऋणदाताओं और प्रतिपक्षों को अक्सर एक ही मूल दस्तावेज़ से अलग-अलग परिणाम चाहिए होते हैं।

AiCR टीम ने इस बात पर चर्चा की कि प्लेटफ़ॉर्म में लचीलापन कैसे शामिल किया गया है ताकि उपयोगकर्ता अपनी विशिष्ट व्यावसायिक आवश्यकताओं के आधार पर परिणाम परिभाषित कर सकें। किसी एक वर्कफ़्लो को थोपने के बजाय, लक्ष्य निरंतरता और सटीकता बनाए रखते हुए कई अलग-अलग वर्कफ़्लो विविधताओं का समर्थन करना है।

सॉफ्टवेयर डेवलपर उन समस्याओं को कैसे हल करते हैं जिन्हें पहले कभी हल नहीं किया गया है?

पूरी बातचीत के दौरान एक मुख्य बात यह सामने आई कि दस्तावेज़ स्वचालन के सामने आने वाली कई चुनौतियों का कोई मौजूदा समाधान नहीं है।

डेवलपर्स के लिए किसी समाधान को खोजकर उसे लागू करना नामुमकिन है। इसके बजाय, उन्हें अक्सर प्रयोग करने, विभिन्न दृष्टिकोणों का परीक्षण करने और विशिष्ट व्यावसायिक समस्याओं के लिए नए समाधान तैयार करने पड़ते हैं।

टीम ने इसे निर्माण के सबसे संतोषजनक पहलुओं में से एक बताया। AiCR प्रत्येक नई चुनौती उन क्षमताओं को विकसित करने का अवसर प्रदान करती है जो पहले मौजूद नहीं थीं।

दस्तावेज़ स्वचालन का भविष्य क्या है?

AiCR विकास टीम का मानना ​​है कि दस्तावेज़ स्वचालन तेजी से स्पर्शरहित कार्यप्रवाहों की ओर बढ़ रहा है।

दीर्घकालिक लक्ष्य सूचनाओं को संसाधित करने, व्यवस्थित करने और उपयोग करने के लिए आवश्यक मैन्युअल श्रम को कम करना है। स्वचालन में सुधार के साथ, उपयोगकर्ताओं को सॉफ़्टवेयर के साथ बातचीत करने में कम समय और परिणामों के साथ काम करने में अधिक समय व्यतीत करना चाहिए।

उपयोगकर्ताओं को जटिल प्रणालियों को समझने के लिए मजबूर करने के बजाय, भविष्य के वर्कफ़्लो न्यूनतम मैन्युअल हस्तक्षेप के साथ उपयोगकर्ताओं को आवश्यक जानकारी प्रदान करने पर ध्यान केंद्रित करेंगे।

टीम के अनुसार, सफलता का अर्थ है दस्तावेज़ प्रसंस्करण को इतना सहज बनाना कि उपयोगकर्ता इसके पीछे की तकनीक के बारे में सोचे बिना अपने उद्देश्यों को पूरा कर सकें।

दस्तावेज़ स्वचालन के बारे में अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

डॉक्यूमेंट ऑटोमेशन क्या है?

दस्तावेज़ स्वचालन एक ऐसी प्रक्रिया है जिसके द्वारा न्यूनतम मैन्युअल प्रयास से दस्तावेज़ों से जानकारी निकाली जाती है, व्यवस्थित की जाती है, सत्यापित की जाती है और वितरित की जाती है। इससे उपयोगकर्ताओं को मैन्युअल रूप से डेटा की समीक्षा करने, उसे छांटने और दर्ज करने की आवश्यकता कम हो जाती है।

अव्यवस्थित दस्तावेज़ों को संसाधित करना कठिन क्यों होता है?

अव्यवस्थित दस्तावेज़ों में अक्सर असंगत प्रारूप, लेआउट और डेटा स्थान होते हैं। मानकीकृत प्रपत्रों के विपरीत, इनमें महत्वपूर्ण भिन्नता के बावजूद प्रासंगिक जानकारी की पहचान करने के लिए प्रणालियों की आवश्यकता होती है।

दस्तावेज़ प्रसंस्करण सॉफ़्टवेयर में लचीलापन क्यों महत्वपूर्ण है?

संगठनों में अक्सर विशिष्ट कार्यप्रवाह, रिपोर्टिंग आवश्यकताएं और व्यावसायिक नियम होते हैं। लचीला दस्तावेज़ प्रसंस्करण सॉफ़्टवेयर उपयोगकर्ताओं को पूर्वनिर्धारित कार्यप्रवाह अपनाने के लिए बाध्य करने के बजाय मौजूदा प्रक्रियाओं के भीतर काम करने की अनुमति देता है।

टचलेस वर्कफ़्लो क्या है?

टचलेस वर्कफ़्लो एक ऐसी प्रक्रिया है जिसमें बहुत कम या बिल्कुल भी मैन्युअल हस्तक्षेप की आवश्यकता नहीं होती है। दस्तावेज़ प्राप्त करने से लेकर अंतिम आउटपुट तक की जानकारी मानव प्रसंस्करण के बजाय स्वचालन के माध्यम से स्थानांतरित होती है।

दस्तावेज़ स्वचालन परिचालन दक्षता को कैसे बढ़ावा देता है?

दस्तावेज़ स्वचालन से मैन्युअल समीक्षा कम हो जाती है, प्रसंस्करण समय में तेजी आती है, एकरूपता में सुधार होता है, और टीमों को दोहराव वाले प्रशासनिक कार्यों के बजाय उच्च-मूल्य वाली गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति मिलती है।