Casi di studio

Il problema della gestione manuale degli ordini di impilamento

Un istituto di credito ipotecario di medie dimensioni vendeva prestiti a diversi investitori. Ciascun investitore richiedeva che i documenti fossero consegnati in un ordine specifico. Stesso fascicolo di prestito, ma requisiti di organizzazione diversi a seconda della destinazione.

Questa è una realtà comune nel settore dei mutui. Ciò che l'ha resa ingestibile è stato il ciclo di revisione.

Un ciclo di revisione di quattro settimane su 100 prestiti

Per una singola operazione, il team ha impiegato quattro settimane per finalizzare l’ordine di accatastamento di 100 prestiti. L’investitore continuava a richiedere modifiche. Il team riordinava manualmente i documenti, ricompilava l’indice e inviava nuovamente il tutto. L’investitore rispondeva con una richiesta diversa. Il ciclo si ripeteva.

Ad ogni ciclo, qualcuno doveva esaminare un PDF di 700 pagine, estrarne i documenti, riordinarli manualmente, ricreare i segnalibri e ricomprimere il file. Per ogni prestito del lotto.

Non era possibile salvare le preferenze di accantonamento di un investitore e riapplicarle. Ogni richiesta partiva da zero. Con più rapporti attivi con gli investitori, ciascuno con le proprie esigenze, il problema si aggravava.

• Riorganizzazione manuale, pagina per pagina, di pacchetti di prestiti composti da 700 pagine
• Non esiste una procedura ripetibile per salvare le preferenze di raggruppamento degli investitori
• Ogni richiesta di revisione da parte degli investitori è stata elaborata partendo da zero
• Diversi investitori, ciascuno con esigenze diverse, che operano contemporaneamente

Come funziona la funzione "Ordine di impilamento personalizzato" AiCR

La funzione “Ordine di impilamento personalizzato” AiCRha permesso al team di definire una volta per tutte le preferenze di impilamento di ciascun investitore e di salvarle come modello riutilizzabile. I tipi di documento vengono ordinati tramite trascinamento. I segnalibri e l’indicizzazione vengono generati automaticamente ad ogni esportazione.

Quando è arrivato il lotto successivo per quell’investitore, il team ha selezionato il modello salvato e AiCR e impacchettato i documenti. Quando un investitore modificava i propri requisiti, il team aggiornava il modello in pochi minuti. Quando veniva aggiunto un nuovo investitore, veniva creato un nuovo modello, pronto per ogni transazione successiva.

• Le preferenze di raggruppamento degli investitori salvate come modelli riutilizzabili
• Riorganizzazione tramite trascinamento con generazione automatica di segnalibri e indice al momento dell'esportazione
• Le richieste di revisione vengono gestite come un aggiornamento del modello, non come una ricostruzione completa del documento
• Modelli per gli investitori illimitati, ciascuno gestito in modo indipendente

Risultati: da settimane di rielaborazione a pochi minuti per ogni prestito

4 settimane di eliminazione

Il ciclo completo di revisione da parte degli investitori, della durata di quattro settimane, è stato eliminato dal flusso di lavoro. Ciò che in precedenza richiedeva settimane di continue revisioni e rielaborazioni dei documenti ora richiede solo pochi minuti per ogni prestito.

Quando un investitore richiedeva una modifica, il team aggiornava il modello salvato e rielaborava il processo. Il team dell’istituto di credito ha smesso di considerare le richieste di revisione degli investitori come un costo di manodopera e ha iniziato a gestirle come un aggiornamento di configurazione.

Perché l’automazione della gestione degli ordini è importante per gli istituti di credito ipotecario

Gli ordini di accorpamento non sono completamente standardizzati in tutto il settore. Esistono delle linee guida, ma ogni investitore applica le proprie variazioni. Gestire manualmente questa situazione in un portafoglio di prestiti, con più investitori e un processo di revisione continuo, non è un problema di gestione documentale. Si tratta di un collo di bottiglia operativo che si aggrava con l’aggiunta di ogni nuovo rapporto con un investitore.

AiCR l'unica piattaforma appositamente progettata per gestire la gestione personalizzata dell'ordine di impilamento a questo livello. I modelli vengono creati una sola volta, riutilizzati in ogni transazione e aggiornati in pochi minuti quando cambiano i requisiti.