Dans les coulisses : les créateurs d'AiCR

La conception d'un logiciel d'automatisation des documents semble simple, jusqu'à ce que l'on commence à travailler avec de vrais documents.

Chaque prêteur, gestionnaire de prêts, investisseur et établissement financier a des exigences, des formats et des processus de travail différents.

Comment mettre en place une plateforme de traitement intelligent des documents capable de gérer tous ces cas de figure ?

Dans l'épisode 11 de « The AiCR , Joe Furlong s'entretient avec des membres de l'équipe AiCR pour évoquer les enjeux liés à la création d'un logiciel de traitement de documents, les défis posés par l'utilisation de données non structurées et les perspectives d'avenir de l'automatisation documentaire.

Pourquoi l'automatisation des documents est-elle difficile à mettre en place ?

L'un des principaux défis liés à l'automatisation des documents réside dans le fait que les utilisateurs fournissent rarement des informations dans un format normalisé. Les documents sont transmis avec des structures, des mises en page et des types de fichiers variés, alors que les utilisateurs s'attendent néanmoins à obtenir des résultats homogènes.

L'équipe AiCR décrit cela comme l'un des aspects les plus difficiles de la conception de la plateforme. Contrairement aux logiciels traditionnels qui obligent les utilisateurs à se conformer à des modèles prédéfinis, AiCR conçu pour accepter une grande variété de données d'entrée et les transformer en résultats structurés.

Cette flexibilité complique considérablement le développement, mais permet à la plateforme de prendre en charge un éventail plus large de flux de travail documentaires.

Qu'est-ce qui rend l'automatisation des documents hypothécaires et financiers si difficile ?

Les organismes spécialisés dans le crédit immobilier et les services financiers traitent d'importants volumes de documents qui présentent souvent des incohérences de mise en forme, des conventions de nommage variées et des exigences métier spécifiques.

Le défi ne consiste pas simplement à extraire des informations. Il s'agit plutôt de comprendre ce que les utilisateurs souhaitent faire de ces informations une fois qu'elles ont été extraites.

Selon l'équipe de développement, l'automatisation des documents nécessite de prendre en charge des milliers de scénarios possibles plutôt que de se limiter à un seul flux de travail prédéfini. Cette complexité est l'une des raisons pour lesquelles de nombreux processus impliquant un volume important de documents restent aujourd'hui manuels.

En quoi AiCR en matière de traitement des documents est-elle différente ?

De nombreuses plateformes logicielles obligent les utilisateurs à adapter leurs processus pour qu'ils correspondent au logiciel. AiCR l'approche inverse.

La plateforme est conçue pour prendre en charge une grande variété de types de documents et de besoins des utilisateurs, tout en offrant aux organisations une grande souplesse quant à la manière dont les informations sont extraites, organisées, validées et diffusées.

Cette approche permet aux utilisateurs de travailler avec leurs documents et leurs processus existants, plutôt que de devoir repenser leurs opérations en fonction des contraintes logicielles.

Pourquoi la flexibilité est-elle importante dans les flux de travail documentaires ?

Il n'y a pas deux organisations qui traitent les documents exactement de la même manière.

Les différents services, investisseurs, prêteurs et contreparties exigent souvent des résultats différents à partir des mêmes documents sources.

AiCR a évoqué la manière dont la flexibilité est intégrée à la plateforme afin que les utilisateurs puissent définir des résultats en fonction de leurs besoins métier spécifiques. Plutôt que d'imposer un flux de travail unique, l'objectif est de prendre en charge de nombreuses variantes de flux de travail tout en garantissant la cohérence et la précision.

Comment les développeurs de logiciels parviennent-ils à résoudre des problèmes qui n'ont jamais été résolus auparavant ?

Un thème récurrent tout au long de la conversation était que bon nombre des défis liés à l'automatisation des documents n'ont pas encore trouvé de solution.

Les développeurs ne peuvent pas se contenter de rechercher une solution et de la mettre en œuvre. Au contraire, ils doivent souvent faire des essais, tester différentes approches et créer de nouvelles solutions pour répondre à des problèmes métier spécifiques.

L'équipe a décrit cela comme l'un des aspects les plus gratifiants du développement AiCR. Chaque nouveau défi offre l'occasion de créer des fonctionnalités qui n'existaient pas auparavant.

Quel est l'avenir de l'automatisation des documents ?

L'équipe AiCR estime que l'automatisation des documents évolue vers des flux de travail de plus en plus automatisés.

L'objectif à long terme est de réduire la charge de travail manuel nécessaire au traitement, à l'organisation et à l'exploitation des informations. À mesure que l'automatisation progresse, les utilisateurs devraient passer moins de temps à interagir avec les logiciels et davantage de temps à exploiter les résultats.

Plutôt que d'obliger les utilisateurs à se repérer dans des systèmes complexes, les futurs processus de travail viseront à fournir aux utilisateurs les informations dont ils ont besoin avec un minimum d'intervention manuelle.

Selon l'équipe, la réussite consiste à rendre le traitement des documents si fluide que les utilisateurs puissent atteindre leurs objectifs sans se soucier de la technologie qui se cache derrière.

Foire aux questions sur l'automatisation des documents

Qu'est-ce que l'automatisation des documents ?

L'automatisation des documents désigne le processus consistant à extraire, organiser, valider et transmettre les informations contenues dans des documents avec un minimum d'intervention manuelle. Elle permet de réduire le besoin pour les utilisateurs de vérifier, trier et saisir manuellement les données.

Pourquoi les documents non structurés sont-ils difficiles à traiter ?

Les documents non structurés présentent souvent des formats, des mises en page et des emplacements de données hétérogènes. Contrairement aux formulaires standardisés, ils nécessitent la mise en place de systèmes capables d'identifier les informations pertinentes malgré les variations importantes d'un document à l'autre.

Pourquoi la flexibilité est-elle importante dans les logiciels de traitement de documents ?

Les organisations ont souvent des flux de travail, des exigences en matière de reporting et des règles métier qui leur sont propres. Un logiciel de traitement de documents flexible permet aux utilisateurs de travailler dans le cadre des processus existants, plutôt que de les obliger à adopter un flux de travail prédéfini.

Qu'est-ce qu'un flux de travail sans contact ?

Un flux de travail sans intervention humaine est un processus qui ne nécessite que peu, voire aucune intervention manuelle. Les informations passent de la réception des documents à la production finale grâce à l'automatisation, et non par le biais d'un traitement humain.

En quoi l'automatisation des documents contribue-t-elle à l'efficacité opérationnelle ?

L'automatisation des documents réduit les vérifications manuelles, accélère les délais de traitement, améliore la cohérence et permet aux équipes de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée plutôt que sur des tâches administratives répétitives.