Dans le secteur des prêts hypothécaires et des marchés de capitaux, l'examen du dossier de paiement et des remarques relatives au recouvrement (PHCC) fait partie intégrante de l'évaluation des prêts et de la diligence raisonnable. Les équipes s'en servent pour vérifier les performances d'un prêt et le comportement de paiement réel de l'emprunteur au fil du temps.
La plupart des tâches sont encore effectuées manuellement. Les équipes doivent passer au crible de volumineux dossiers désorganisés pour trouver ce dont elles ont besoin, ce qui allonge le temps nécessaire à chaque prêt et fait grimper les coûts.
Notre équipe chargée de la diligence raisonnable chez MIAC a participé directement à des audits PHCC. Nous avons pu constater le temps que ces audits requièrent et identifier les points de blocage du processus.
Qu'est-ce qu'un examen PHCC ?
Un rapport PHCC rassemble l'historique des paiements et les commentaires du gestionnaire de crédit afin de présenter les résultats d'un prêt et d'en expliquer les raisons.
Historique des paiements
Un examen détaillé du registre des opérations de gestion du prêt afin de suivre les paiements, les impayés, les frais et l'évolution du prêt au fil du temps. Cela comprend le capital, les intérêts et les éléments du compte de dépôt fiduciaire, tels que les taxes et l'assurance.
Concrètement, cela implique également de se pencher sur :
- annulations et nouvelles demandes
- comptes en suspens
- paiements partiels et hors séquence
Collections Commentaires
Les notes des gestionnaires de prêts fournissent des informations contextuelles sur le comportement des emprunteurs et la performance des prêts. Cela inclut des événements tels que les dépôts de bilan, les défauts de paiement ou les accords de report de paiement pour difficultés financières, qui peuvent ne pas apparaître dans les données de crédit standard.
Ces commentaires servent également à identifier les causes des défauts de paiement ou des retards de paiement, telles que :
- perte de revenus liée à l'emploi
- difficultés d'ordre médical
- divorce ou événements de la vie
- questions liées à l'immobilier
Pourquoi les évaluations du PHCC prennent-elles autant de temps ?
Les dossiers PHCC se présentent souvent sous la forme de fichiers PDF volumineux et non indexés, dans lesquels les différents prestataires et les différentes chronologies sont mélangés.
La plupart des équipes finissent par effectuer les mêmes tâches manuelles sur chaque fichier :
- Trier et classer les documents avant de commencer l'examen
- Parcourir les pages pour trouver des événements ou des dates précis
- Rétablir les calendriers en tenant compte des annulations, des frais et des modifications apportées au compte séquestre
- Interprétation des formats de paiement hétérogènes entre les différents systèmes de gestion
Même lorsque les données sont disponibles, elles ne sont pas structurées de manière à pouvoir être utilisées directement par les équipes.
Les transferts de gestionnaires de prêts perturbent le calendrier
Dans de nombreux cas, un prêt n'est pas géré par un seul gestionnaire. Les historiques de paiement peuvent changer de gestionnaire à plusieurs reprises, chacun utilisant un format, une structure et un niveau de détail différents.
Un prêt unique peut comprendre :
- différents modèles d'historique des paiements
- différentes conventions d'étiquetage des transactions
- formats de date et de solde incohérents
Dans la réalité, un prêt peut passer par plusieurs prêteurs, chacun ayant son propre mode de reporting. Les équipes doivent alors rassembler manuellement ces historiques pour reconstituer un historique complet.
C'est l'une des étapes les plus chronophages d'un examen PHCC et l'un des domaines où les erreurs sont les plus fréquentes.
Comment automatiser la révision des documents PHCC
Pour automatiser l'examen des documents PHCC, il faut supprimer toute manipulation manuelle des documents avant le début de l'analyse.
AiCR élimine les tâches manuelles liées au traitement des documents dans le cadre des examens PHCC. Il prend en charge les dossiers de gestion, quel que soit leur format (PDF, fichiers texte ou Excel), et les convertit en chronologies structurées en quelques secondes, même lorsque les historiques de paiement sont incohérents ou difficiles à interpréter.
- Les documents sont classés au fur et à mesure de leur réception. Les fichiers PDF hétérogènes et les fichiers de traitement sont classés selon la structure appropriée afin que la révision puisse commencer immédiatement.
- Les historiques de paiement sont regroupés par gestionnaire. Les données des gestionnaires sont converties en un calendrier de transactions unique et continu, comprenant des chaînes de paiement dérivées pouvant être consultées et validées. Même lorsqu'un prêt a été transféré entre plusieurs prêteurs utilisant des formats différents, chaque historique est traité et regroupé pour former une vue d'ensemble complète du prêt. Cela inclut la gestion des annulations, des opérations en attente et des transferts entre plusieurs gestionnaires. Les flux de trésorerie sont faciles à suivre, avec une vue claire des entrées et sorties de fonds au fil du temps.
- Les habitudes de paiement sont plus faciles à analyser. Une fois les chronologies mises en place, les équipes peuvent rapidement identifier les tendances en matière de paiement et suivre l'évolution d'un prêt au fil du temps, sans avoir à reconstituer manuellement l'historique.
- La validation est intégrée. Chaque valeur extraite renvoie au document source, ce qui permet aux équipes de vérifier rapidement les données et de faciliter les processus d'audit. Concrètement, cela remplace un processus qui prend généralement entre 15 et 20 minutes par prêt et le réduit à quelques secondes, tout en offrant une vue cohérente et complète de la transaction.
L'examen des documents PHCC est automatisé lorsque les dossiers de maintenance sont convertis en chronologies structurées pouvant être consultées directement, sans qu'il soit nécessaire de les reconstituer manuellement. C'est cette transition des documents vers des données exploitables qui élimine les goulots d'étranglement et rend les examens plus rapides, plus cohérents et plus faciles à valider.
En résumé
Les examens PHCC prennent du temps car les équipes doivent reconstituer l'historique des prêts à partir de dossiers de gestion non structurés, tout en respectant des délais très serrés.
Cela a un impact réel :
- On perd du temps avant même que l'examen ne commence. Les équipes passent des heures à classer des dossiers et à reconstituer des chronologies au lieu d'analyser le prêt
- Les coûts augmentent à chaque dossier. Plus le travail manuel est important, plus le nombre d'heures consacrées à chaque prêt augmente et plus la marge diminue sur les dossiers volumineux.
- Des erreurs se glissent dans le processus. La reconstitution des historiques de paiement entre les différents gestionnaires entraîne des incohérences difficiles à détecter par la suite
- Le volume est limité par le traitement manuel des documents. Les équipes ne peuvent pas traiter davantage de dossiers sans renforcer leurs effectifs pour gérer la préparation des documents et la reconstitution de l'historique des paiements
Lorsque les données sont structurées dès le départ, les équipes consacrent moins de temps à la préparation des dossiers et davantage à l'examen du prêt. Les examens s'effectuent plus rapidement, la validation est plus simple et les équipes peuvent traiter un volume plus important sans augmenter leurs effectifs. L'examen PHCC n'a pas besoin d'être modifié. C'est la gestion documentaire qui l'entoure qui doit changer.