Études de cas

Le problème lié à la gestion manuelle des ordres d'empilage

Un organisme de crédit hypothécaire de taille moyenne vendait des prêts à plusieurs investisseurs. Chaque investisseur exigeait que les documents lui soient remis dans un ordre précis. Pour un même dossier de prêt, les exigences en matière de classement variaient en fonction de la destination du dossier.

C'est une réalité courante dans le domaine des prêts immobiliers. Ce qui rendait la situation ingérable, c'était le cycle de révision.

Un cycle de révision de quatre semaines portant sur 100 prêts

Pour une transaction, l'équipe a mis quatre semaines à finaliser l'ordre de classement de 100 prêts. L'investisseur ne cessait de demander des modifications. L'équipe réorganisait alors manuellement les documents, recréait l'index et renvoyait le dossier. L'investisseur répondait alors en formulant une nouvelle exigence. Et le cycle se répétait.

À chaque cycle, quelqu’un devait parcourir un fichier PDF de 700 pages, en extraire des documents, les réorganiser manuellement, recréer les signets, puis recompresser le fichier. Et ce, pour chaque prêt du lot.

Il n'était pas possible d'enregistrer les préférences d'un investisseur en matière d'empilement ni de les réutiliser. Chaque demande devait être traitée à partir de zéro. Le problème s'aggravait d'autant qu'il y avait plusieurs relations avec des investisseurs, chacune ayant ses propres exigences.

• Réorganisation manuelle, page par page, de dossiers de prêt totalisant 700 pages
• Il n'existe pas de procédure standard permettant d'enregistrer les préférences des investisseurs en matière d'empilement
• Chaque demande de révision émanant d'un investisseur a été traitée en partant de zéro
• Plusieurs investisseurs, ayant chacun des exigences différentes, opérant simultanément

Fonctionnement de la fonctionnalité « Ordre d'empilage personnalisé » AiCR

La fonctionnalité « Ordre de classement personnalisé » AiCRa permis à l’équipe de définir une seule fois les préférences de classement de chaque investisseur et de les enregistrer sous forme de modèle réutilisable. Le classement des types de documents s’effectue par glisser-déposer. Les signets et l’indexation sont générés automatiquement à chaque exportation.

Lorsque le lot suivant a été transmis à cet investisseur, l'équipe a sélectionné le modèle enregistré et AiCR et AiCR regrouper les documents. Lorsqu'un investisseur modifiait ses exigences, l'équipe mettait à jour le modèle en quelques minutes. Lorsqu'une nouvelle relation avec un investisseur était établie, un nouveau modèle était créé et prêt à être utilisé pour toutes les transactions ultérieures.

• Préférences de regroupement des investisseurs enregistrées sous forme de modèles réutilisables
• Réorganisation par glisser-déposer avec création automatique de signets et d'index lors de l'exportation
• Les demandes de révision sont traitées comme une mise à jour du modèle, et non comme une refonte complète du document
• Un nombre illimité de modèles d'investisseurs, chacun géré de manière indépendante

Résultats : de plusieurs semaines de retouches à quelques minutes par prêt

4 semaines d'élimination

Le cycle complet de révision par les investisseurs, d'une durée de quatre semaines, a été supprimé du processus. Ce qui nécessitait auparavant des semaines d'échanges et de refonte des documents ne prend désormais que quelques minutes par prêt.

Lorsqu'un investisseur demandait une modification, l'équipe mettait à jour le modèle enregistré et relançait le traitement. L'équipe du prêteur a cessé de considérer les demandes de modification des investisseurs comme un coût de main-d'œuvre et a commencé à les gérer comme une mise à jour de configuration.

Pourquoi l'automatisation de l'ordre de traitement des dossiers est-elle importante pour les prêteurs hypothécaires ?

Les règles de classement des commandes ne sont pas entièrement harmonisées au sein du secteur. Des lignes directrices existent, mais chaque investisseur les applique à sa manière. Gérer cela manuellement pour un portefeuille de prêts, plusieurs investisseurs et un processus de révision continu ne relève pas d'un simple problème de gestion documentaire. Il s'agit d'un goulot d'étranglement opérationnel qui s'aggrave à chaque nouvelle relation avec un investisseur.

AiCR la seule plateforme spécialement conçue pour gérer la gestion personnalisée de l'ordre d'empilage à ce niveau. Les modèles sont créés une seule fois, réutilisés pour chaque transaction et mis à jour en quelques minutes lorsque les exigences changent.